この記事の結論は
4つのショートカットだけ覚えましょう
です。
マイクロソフトのメールソフト、Outlook
業務中に最も長い時間使用するであろうメールソフト。
そのうちマイクロソフトのOutlookを使っている方は多いと思います。
私も毎日使っていますが、使う時間が多いので
もっと効率的に使えないかと悩んでいました。
東証一部上場のIT企業に勤め
毎日9:00-17:30の勤務時間のほとんどでOutlookを使い、
数々のショートカットを学んで業務効率が爆上がりした私が
「これだけは使え！」というショートカット4選をお伝えします。
簡単、最低限、最強です。
この知識を身につけることで
あなたの毎日業務が効率化し
学ぶ時間、休む時間、大切な人との時間が増えます。
覚えるべき4つの最強ショートカット
覚えるべきショートカットはこの4つです。
１．「送信」 Ctrl + Enter
２．「新規作成」 Ctrl + N
３．「全員に返信」Ctrl + Shift +R
４．「閉じる」 Esc
たったこれだけです。
恥ずかしながら少し前まで私は知りませんでしたが
覚えたことで大幅に業務処理スピードが改善しました。
順に解説していきます。
１．Ctrl + Enter
「送信」です。
メールを打ち終えた手をマウスやトラックパッドに移動させて
小さな送信ボタンを押す・・・。
そんな無駄な時間と動作を削減します。
２．Ctrl +N
「新規作成」（新しいメール）です。
新しいメールの作成のために小さなボタンの上にマウスを移動させてクリック・・・。
そんな無駄な時間と動作を秒で終わらせます。
３．Ctrl + Shift +R
「全員に返信」です。
業務効率化という観点では、メールが送られている関係者全員へ返信し
情報を共有し続けることは非常に重要です。
通常の「返信」ではなく「全員に返信」がこのショートカットです。
※組織のポリシーで推奨されていない場合は「Ctrl + R」で通常の返信が可能です。
４．Esc
「×」ボタン。閉じるです。
確認したメールを閉じるために小さなボタンの上にマウスを移動させてクリック・・・。
そんな無駄な時間と動作と、目を凝らす疲れを削減します。
たったこれだけですが特に使う回数が多く効果の高いものを紹介しています。
どれくらい効率化ができるのか
メールを送信(返信)するまでに削減できる時間を計算してみましょう。
メールを開き、キーボードの上の手をマウスに移動させて「返信」ボタンを押します。
メールを打ち終えたら、キーボードの上の手をマウスに移動させて「送信」ボタンを押します。
送信を終えたら開いていた元のメールを「×」ボタンを押して閉じます。
各3秒かかると想定し1回のメール送信あたりの無駄な時間は合計9秒。
例えば、私が昨日送信したメールは50件なので、
1日で
9秒×50件=450秒(7分30秒)
1週間(5日)で
450秒×5日=2,250秒(37分30秒)
1か月(20日)で
450秒×20日=9,000秒(150分=2時間30分)
1年(240日)で
450秒×240日=108,000秒(1,800分=30時間)
これだけ時間を削減できます。
もちろん想定するメール送信件数の多い少ない等はあるはずですが、
少なくとも無駄な時間と動作を削減できます。
1秒を削減できない人は1時間も削減できません。
まとめ
今回ご紹介したものは数あるショートカットの中で
最低限覚えるだけで、効果が大きいと実感しているものだけです。
よりたくさんのショートカットを覚えることで、
さらなる効率化の効果が見込めます。
ただ、ショートカットを覚えることに夢中になってしまったら
元も子もありません。
それが好きならば問題ありませんが、
時間と労力割いて、イヤイヤ覚えるようなものではありません。
ショートカットを覚えることに限った話ではありませんが、
小さな心がけのみで、確実にリターンを得られるものを採用しましょう。
以上、手軽に始められる業務効率化、大切な人との時間、自分時間の作り方の一つとして
取り入れてみてはどうでしょうか。
